ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 28.02.2012 р. N 3535/6/15-1415

Державна податкова служба України за дорученням Міністерства фінансів України від 07.02.2012 р. N 31-08130-05-18/2706 розглянула лист редакції газети української бухгалтерії "Бухгалтерія" стосовно підтвердження витрат платників податку на прибуток на придбання пально-мастильних матеріалів та повідомляє.

Пунктом 138.2 ст. 138 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. N 2755-VI, із змінами та доповненнями (далі - Кодекс), визначено, що витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II цього Кодексу.

Витрати на придбання пально-мастильних матеріалів можуть бути віднесені до складу витрат платника податку. При цьому у податковому обліку витрати класифікуються залежно від використання основних засобів, зокрема, придбання пально-мастильних матеріалів (загальновиробничі, адміністративні, витрати на збут) (пп. "г" пп. 138.8.5 п. 138.8, пп. "в" пп. 138.10.2, пп. "є" та пп. "ж" пп. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138 Кодексу).

Наказом Держкомстату України від 17.02.98 р. N 74, який зареєстровано в Мін'юсті України 05.03.98 р. за N 149/2589, затверджено типову форму N 3 "Подорожній лист службового легкового автомобіля" та Інструкцію про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи (далі - Інструкція).

Ця Інструкція встановлює єдиний порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля типової форми N 3 (далі - Подорожній лист форми N 3) при виконанні службових поїздок, а також для обліку транспортної роботи службових легкових автомобілів. Виконання положень Інструкції обов'язкове для всіх підприємств, установ і організацій незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності: які надають службові легкові автомобілі для транспортного обслуговування юридичних осіб на комерційній основі або використовують їх у службових поїздках за власними потребами; для яких за їх замовленням здійснюється транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями (пп. 1.1 п. 1 Інструкції).

Подорожній лист форми N 3 є для перевізника підставою для обліку транспортної роботи та списання витраченого пального на загальний пробіг службових легкових автомобілів, а також для взаєморозрахунків між перевізником і замовником за надання транспортних послуг (пп. 1.3 п. 1 Інструкції).

Згідно з пп. 2.1 п. 2 Інструкції перевізники, які експлуатують службові легкові автомобілі - власні або орендовані (без водія), зобов'язані при випуску автомобіля з гаража видати водієві оформлений відповідно до вимог цієї Інструкції Подорожній лист форми N 3. Застосування будь-яких інших форм подорожніх листів для обліку роботи службових легкових автомобілів не допускається.

Подорожній лист форми N 3 оформлюється тільки на один робочий день (зміну) і видається за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній день роботи. На більший строк Подорожній лист форми N 3 видається у випадках транспортного обслуговування у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження перевізника. Видача Подорожнього листа форми N 3 реєструється у диспетчерському журналі за такими реквізитами: дата видачі, номер подорожнього листа, прізвище та ініціали водія, його підпис при одержанні подорожнього листа, дата повернення подорожнього листа, підпис відповідальної особи.

Враховуючи зазначене, у випадках, коли підприємство надає автомобіль для використання у службових цілях більше ніж на добу, то підставою для врахування витрат на придбання пально-мастильних матеріалів є Подорожний лист форми N 3, оформлений відповідно до вимог Інструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, та наказ чи розпорядження керівника підприємства-перевізника.