Особливості порядку ведення нових форм книги обліку доходів і книги обліку доходів і витрат для підприємців – платників єдиного податку

Починаючи з 01.01.2012 р. суб'єктами підприємництва застосовується нова спрощена система оподаткування, обліку та звітності, яка регламентується главою 1 розділу XIV Податкового кодексу.

Облік за новою спрощеною системою слід вести в книзі обліку доходів і книзі обліку доходів і витрат (далі – книги обліку), форми і порядок ведення яких затверджено наказом № 1637.

У цій статті розглянемо особливості ведення такого обліку фізичними особами – підприємцями, які перебувають на спрощеній системі оподаткування (далі – підприємці-«спрощенці»).

Насамперед наведемо визначення та склад доходів підприємців-«спрощенців».

Визначення та склад доходів підприємців-«спрощенців»

Підприємці можуть отримувати дохід у таких формах (п. 292.1 ст. 292 Податкового кодексу):

• грошовій – готівковій та/або безготівковій;

• матеріальній або нематеріальній – у вигляді суми кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності; вартості безоплатно отриманих протягом звітного періоду товарів (робіт, послуг).

Водночас згідно з п. 291.6 ст. 291 Податкового кодексу платники єдиного податку повинні здійснювати розрахунки за відвантажені товари (виконані роботи, надані послуги) виключно в грошовій формі (готівковій та/або безготівковій).

У податковій декларації платника єдиного податку (форму якої затверджено наказом № 1688) доходи, отримані від операцій, за якими застосовуються інші способи розрахунку, відображаються окремо. До таких доходів застосовується ставка податку 15 % (п. 293.4 ст. 293 Податкового кодексу).

Незручність застосування замість грошових інших форм розрахунків полягає у тому, що підприємець зобов'язаний перейти на звичайну систему оподаткування з першого числа місяця, наступного за податковим (звітним) періодом, у якому допущено такий спосіб розрахунків (пп. 298.2.3 п. 298.2 ст. 298 Податкового кодексу).

До підприємницького доходу не включаються отримані підприємцем-«спрощенцем» (п. 292.1 ст. 292 цього Кодексу):

• пасивні доходи у вигляді процентів, дивідендів, роялті, страхові виплати і відшкодування;

• доходи, отримані від продажу рухомого та нерухомого майна, яке належить на праві власності фізичній особі та використовується в її господарській діяльності.

Подібні доходи оподатковуються у загальновстановленому порядку, передбаченому розділом IV Податкового кодексу.

Воджночас доходи підприємця-«спрощенця», оподатковувані єдиним податком, не включаються до складу загального річного оподатковуваного доходу фізичної особи, визначеного відповідно до вищезазначеного розділу (п. 292.9 ст. 292 Податкового кодексу).

Підприємець-«спрощенець» надає послуги, виконує роботи за договорами доручення, транспортного експедирування або за агентськими договорами.

? Яка сума доходу, отримана підприємцем у межах таких договорів, включається до підприємницького доходу?

Доходом підприємця-«спрощенця» згідно з п. 292.4 ст. 292 Податкового кодексу є сума отриманої винагороди повіреного (агента). Слід зауважити, що у цьому пункті йдеться, по-перше, про договори доручення, транспортного експедирування і агентські договори, а не взагалі про всі посередницькі договори. Нагадаємо, що до останніх належать також договори комісії. Отже, якщо підприємці надають послуги за договорами комісії, до підприємницького доходу слід відносити всю суму виручки, а не тільки суму винагороди.

По-друге, йдеться лише про послуги і роботи, тому при продажу підприємцем товарів за будь-якими посередницькими договорами уся продажна вартість товарів включається до підприємницького доходу.

? Підприємець отримує дохід в іноземній валюті. Як визначити суму такого доходу?

Згідно з п. 292.5 ст. 292 Податкового кодексу виражений в іноземній валюті дохід слід перерахувати у гривні за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, встановленим Нацбанком України на дату отримання такого доходу.

? За якою датою визначається отримання підприємцем доходу?

Визначення дати отримання доходу підприємцем-«спрощенцем» залежно від ситуації наведено у табл. 1.

Таблиця 1

Не вся сума коштів, отримана підприємцем в результаті його діяльності, включається до складу підприємницьких доходів.

Насамперед не є доходом суми податків і зборів, утримані (нараховані) платником єдиного податку під час здійснення ним функцій податкового агента, а також суми єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, нараховані платником єдиного податку відповідно до закону (п. 292.10 ст. 292 Податкового кодексу).

У табл. 2 наведено суми отриманих підприємцем коштів, які не включаються до складу підприємницьких доходів (п. 292.11 ст. 292 цього Кодексу).

Таблиця 2

Згідно з п. 292.15 ст. 292 Податкового кодексу при визначенні обсягу доходу, що дає право суб'єкту господарювання зареєструватися платником єдиного податку та/або перебувати на спрощеній системі оподаткування в наступному податковому (звітному) періоді, не включається дохід, отриманий як компенсація (відшкодування) за рішенням суду за будь-які попередні (звітні) періоди.

Тобто даний дохід включається до складу оподатковуваного. Наприклад, якщо загальна сума доходу, яка включає також і цей вид доходу, перевищує обсяг доходу, визначений у п. 291.4 ст. 291 Податкового кодексу, у такому випадку слід перейти на звичайну систему оподаткування. Однак якщо всю суму перевищення сформовано за рахунок отриманої компенсації (відшкодування) за рішенням суду за будь-які попередні (звітні) періоди, переходити на звичайну систему оподаткування не обов'язково.

? Про які попередні (звітні) періоди йдеться в п. 292.15 ст. 292 Податкового кодексу?

Йдеться про попередні звітні роки, тому що саме за наслідками року обчислюється загальна сума доходу для порівняння з граничною сумою доходу, яка дає право перебувати на спрощеній системі.

Причому слід мати на увазі, що в таких попередніх звітних роках мала настати подія надходження оплати від покупця, а не приймалося рішення суду.

За даними прикладу оплата повинна була надійти у 2011 р. А за рішенням суду з покупця стягнуто оплату у 2012 р. До такої оплати слід застосувати норму п. 292.15 ст. 292 Податкового кодексу, тобто при визначенні обсягу доходу, що дає право суб'єкту господарювання зареєструватися платником єдиного податку та/або перебувати на спрощеній системі оподаткування в наступному податковому (звітному) періоді, не включається дохід, отриманий як компенсація (відшкодування) за рішенням суду за будь-які попередні (звітні) періоди.

Загальні правила обліку доходів і ведення книг обліку

Згідно з п. 292.13 ст. 292 Податкового кодексу дохід визначається на підставі даних обліку, який ведеться відповідно до ст. 296 Кодексу. Водночас у пп. 296.1.1 п. 296.1 цієї статті зазначено, що платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть книгу обліку доходів шляхом щоденного за підсумками робочого дня відображення отриманих доходів.

А платники єдиного податку третьої групи, які є платниками ПДВ, ведуть облік доходів та витрат у відповідній книзі обліку доходів і витрат (пп. 296.1.2 п. 296.1 ст. 296 Податкового кодексу).

Тобто перші повинні вести облік тільки доходів, а другі – як доходів, так і витрат.

Починаючи з 01.01.2012 р. підприємці повинні вести облік тільки в книгах, форми яких затверджено наказом № 1637. Навіть якщо станом на 01.01.2012 р. у підприємця ще не закінчилася книга за формою № 10, яку він вів до означеної дати. Отже, книгу обліку потрібно замінити.

? Як здійснюється заміна книг обліку?

Передусім потрібно придбати книгу обліку за новою формою або ж виготовити самостійно, потім прошити та пронумерувати. Після цього надати до органу ДПС за основним місцем обліку підприємця для реєстрації. Разом з новою слід надати стару книгу обліку. Нова книга обліку реєструється і повертається підприємцю разом зі старою. Після цього нова книга використовується для підприємницького обліку доходів чи доходів і витрат.

? Чи можна вести книги обліку в електронному вигляді?

Ні, вести книги обліку в електронному вигляді не можна, лише в паперовому вигляді за щоденними підсумками операцій. Тобто в книгах обліку повинна зазначатися не кожна окрема господарська операція, а щоденний підсумок таких операцій. Наприклад, якщо підприємець отримав протягом дня дохід від декількох осіб, у книзі обліку слід відображати загальну суму доходу, а не в розрізі осіб і операцій.

До речі, ніхто не забороняє підприємцю вести аналітичний облік, навіть в електронному вигляді, у розрізі осіб, операцій тощо, а потім щоденний підсумок операцій з отримання доходу відображати у книгах обліку.

? На підставі яких документів здійснюються записи в книгах обліку?

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Тобто записи в книгах обліку здійснюють на підставі первинних документів.

При використанні безготівкової форми розрахунків до таких документів належать виписки банку, а також документи, які підтверджують передачу товарів (робіт, послуг) – накладні, товарно-транспортні накладні, акти тощо.

Якщо продаж здійснюється за готівку, можуть застосовуватися форми первинних документів, розроблені самостійно підприємцем, наприклад товарні чеки.

Нагадаємо, що підприємці – платники єдиного податку першої, другої та третьої груп не застосовують реєстратори розрахункових операцій та розрахункові книжки (частина шоста ст. 9 Закону про РРО, п. 296.10 ст. 296 Податкового кодексу). Щоправда, за власним бажанням з метою внутрішнього контролю і обліку вони можуть застосовувати такі реєстратори, не переведені у фіскальний режим роботи. Чеки такого реєстратора виконуватимуть роль первинного документа. Звітність за таким реєстратором до податкової служби не подається.

У разі безоплатного отримання товарів (робіт, послуг) дохід відображається на підставі накладних на отримання товарів, актів на роботи, послуги й інших аналогічних документів.

Щодо кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності, правила визначення позовної давності встановлено статтями 256 – 268 глави 19 Цивільного кодексу. Загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки.

Наприклад, якщо підприємець отримав товари у січні 2009 р. і оплатити їх повинен був до 05.02.2009 р. включно, але не зробив цього до 06.02.2012 р. включно, то починаючи з 07.02.2012 р. кредиторська заборгованість вважається такою, за якою минув строк позовної давності. Отже, станом на 07.02.2012 р. її слід списати і віднести суму заборгованості до складу доходів.

Однак залежно від конкретної ситуації позовна давність може бути спеціальною, а не загальною, за домовленістю сторін вона може збільшуватися, перебіг позовної давності може зупинятися, перериватися (глава 19 Цивільного кодексу). Тому всі ці аспекти потрібно враховувати при розрахунку строку.

Закінчення строку позовної давності, списання заборгованості та включення її суми до складу доходів підприємцю слід задокументувати (довідкою чи іншим аналогічним документом) для відображення в обліку – в книзі.

? Скільки книг обліку повинен вести підприємець?

Податковим кодексом передбачено ведення тільки однієї книги обліку. Не потрібно заводити окремі книги обліку для найманих осіб (реалізаторів). Як вже зазначалося, ведеться одна книга обліку, на підставі даних якої заповнюється податкова декларація платника єдиного податку.

Книги обліку зберігаються у платника податку протягом трьох років після виконання останнього запису. Записи у книгах обліку виконуються ручкою з чорнилом темного кольору або кульковою ручкою.

? Як виправляти помилки у книгах обліку?

Старий запис слід закреслити, зробити новий. Новий виправлений запис засвідчується підписом підприємця.