Органами ДПС при проведенні перевірок платників здійснюються збір, обробка та акумулювання фактичних даних щодо обсягів доходів, витрат платника податків, визначення інших показників податкових декларацій (звітів), нарахування і сплати податків (зборів), які накопичуються в матеріалах перевірки, формуються оцінка та обґрунтування висновків, які відображають стан виконання платником зобов'язань перед державою.

Водночас Податковим кодексом чітко визначено підстави для висновків під час проведення перевірок та вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Так, згідно із ст. 83 Податкового кодексу для посадових осіб органів ДПС під час проведення перевірок підставами для висновків є:

• документи, визначені цим Кодексом;

• податкова інформація;

• експертні висновки;

• судові рішення;

• інші матеріали, отримані в порядку та у спосіб, передбачені Податковим кодексом або іншими законами, контроль за дотриманням яких покладено на органи ДПС.

Слід зазначити, що на сьогодні Податковим кодексом чітко встановлено перелік документів, необхідний для їх ведення в цілях оподаткування. Так, згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

При цьому платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Термін зберігання первинних та оброблених документів, регістрів і звітності встановлено п. 44.3 цієї статті Податкового кодексу, згідно з яким платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

У разі ліквідації платника податків документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу, за період діяльності платника не менш як 1095 днів, що передували даті його ліквідації, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Відповідно до п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством згідно із законодавством та установчими документами.

При цьому терміни зберігання первинних документів, документів податкової звітності та іншої документації, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, також визначено у Переліку № 41.

Згідно з п. 2.9 цього Переліку обчислення термінів зберігання документів у загальному випадку провадиться з 1 січня року, наступного за роком їх складання.

Наприклад, обчислення терміну зберігання документів, датованих 2007 р., починається з 1 січня 2008 р. І якщо термін зберігання такого документа становить, наприклад, три роки, то він закінчується 1 січня 2011 р.

Більшість документів, які суб'єкт господарювання використовує у господарській діяльності, мають термін зберігання три роки. Але є й винятки. Терміни зберігання деяких документів становлять і п'ять років, і 75 років (наприклад, це відомості для нарахування зарплати).

Слід зазначити, що згідно з частиною першою Переліку № 41 первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записах, облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.) зберігаються три роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ, організацій та для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, – ревізії, а у разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ – зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Відповідно до п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу забороняється витребування документів від платника податків будь-якими посадовими (службовими) особами органів ДПС у випадках, не передбачених цим Кодексом.

При цьому платник податків зобов'язаний подати посадовим (службовим) особам органів ДПС у повному обсязі всі документи, що належать до предмета перевірки або пов'язані з ним. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Водночас великий платник податків зобов'язаний також подати в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (якщо такі документи створюються ним в електронній формі), не пізніше робочого дня, наступного за днем початку документальної виїзної планової, позапланової перевірки, документальної невиїзної перевірки.

Податковим кодексом також передбачено, що при проведенні перевірок посадові особи органу ДПС мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів (обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС.

Забороняється вилучення оригіналів первинних бухгалтерських документів за винятком випадків, передбачених кримінально-процесуальним законодавством.

Згідно з п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити орган ДПС за місцем обліку. Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження такого повідомлення. У разі неможливості проведення перевірки платника через втрату (пошкодження) документів терміни проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та подання документів до перевірки в межах вищезазначеного строку.

У разі якщо посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від урахування документів, поданих платником податків під час проведення перевірки, платник має право до закінчення перевірки надіслати листом із повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який призначив проведення перевірки, копії таких документів (засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків – фізичної особи або посадової особи платника податків – юридичної особи). Протягом трьох робочих днів із дня отримання акта перевірки платник податків має право подати до контролюючого органу, що призначив перевірку, документи, визначені в акті перевірки як відсутні (п. 44.7 ст. 44 Податкового кодексу).

Також слід зазначити, що Кодексом чітко врегульовано порядок отримання первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, від правоохоронних органів, які були ними вилучені до початку або під час проведення перевірки.

Такі копії, засвідчені печаткою та підписами посадових (службових) осіб правоохоронних та інших органів, які здійснювали вилучення оригіналів документів або забезпечували доступ до перевірки вилучених документів, повинні бути подані протягом трьох робочих днів з дня отримання письмового запиту контролюючого органу.

У цьому разі терміни проведення перевірки, у тому числі розпочатої, переносяться до дати отримання зазначених копій документів або забезпечення доступу до них.

Таким чином, маємо збалансовані норми Податкового кодексу, які встановлюють порядок подання платником та отримання податковими органами документів при проведенні перевірок, а також дають змогу повною мірою реалізувати права платників податків на підтвердження задекларованих показників.