Порядок проведення інвентаризації

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії у присутності матеріально відповідальної особи (пп. 11.2 п. 11 інструкції № 69). 

Якщо склад комісій затверджено, наказ про проведення інвентаризації видано, то можна розпочинати інвентаризацію.

Спочатку потрібно підготувати бланки інвентаризаційних описів. Форми бланків, які на сьогодні застосовуються, наведено в табл. 2.

Комісією заповнюються бланки інвентаризаційних описів відповідної форми в одному примірнику, до яких заносяться дані про початок інвентаризації, дані про матеріально-відповідальну особу, у підзвіті якої проводиться інвентаризація, зазначено перелік членів інвентаризаційної комісії без зазначення даних бухгалтерського обліку.

^{Таблиця 2} 

Форми, затверджені Методичними рекомендаціями з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільськогосподарських підприємств, доведені листом Міністерства аграрної політики України від 4 грудня 2003 р. N 37-27-12/14023  № 37, не наводяться.

У додатках до цих Методичних рекомендацій наведено 19 форм інвентаризаційних описів для підприємств агропромислового комплексу, які враховують сільськогосподарську специфіку та сільськогосподарські інвентаризаційні об'єкти – поточні та довгострокові біологічні активи.

Форми, затверджені Інструкцією № 90 для бюджетних установ, також не наводяться у таблиці.

Затвердженими нормативними документами інвентаризаційні форми встановлено не для всіх можливих інвентаризаційних об'єктів. Наприклад, відсутні форми для окремих видів нематеріальних активів, коштів на банківських рахунках. У такому випадку доцільно розробити власні форми. За основу при цьому можна взяти існуючі, наприклад форму № НА-4 для нематеріальних активів, форму № інв-17 для коштів на банківських рахунках тощо.

З підготовленим таким чином бланком комісія прибуває до місця проведення інвентаризації. Наприклад, якщо перевіряються цінності на складі, комісія прибуває на склад. Матеріально-відповідальна особа (комірник тощо) розписується у відповідному інвентаризаційному описі. Після чого власне і починається огляд, переважування, обмір, підрахунок цінностей. Усі дані заносяться до опису.

Для різних об'єктів існують певні особливості проведення інвентаризації. Зокрема, для:

• товарно-матеріальних цінностей, включаючи бібліотечні фонди (п. 11.8 Інструкції № 69);

• незавершеного виробництва, незавершеного капітального будівництва і незавершеного ремонту (п. 11.9 Інструкції № 69);

• витрат майбутніх періодів, забезпечення та резерву майбутніх витрат і платежів (п. 11.10 Інструкції № 69);

• розрахунків (дебітори і кредитори) (п. 11.11 Інструкції № 69).

Окрім того, особливості інвентаризації об'єктів (специфічних та інших) підприємств агропромислового комплексу зазначено в Методичних рекомендаціях № 37.

Окремо слід зазначити про правила призупинення інвентаризації цінностей у приміщеннях, де вони зберігаються, якщо інвентаризація не закінчена протягом одного дня і має бути закінчена протягом наступних днів. Згідно з п. 12 постанови № 158 голова інвентаризаційної комісії опечатує приміщення пломбіром. Під час перерви в роботі комісії в цьому самому приміщенні повинні зберігатися і інвентаризаційні описи.

Комісія після обрахування, вимірювання, зважування відповідних об'єктів заносить їх до відповідного інвентаризаційного опису, акта, після чого в описі, акті підбиваються підсумки – загальна кількість, вартість проінвентаризованих об'єктів, члени комісії ставлять власні підписи, підписується також і матеріально-відповідальна особа, зазначається дата закінчення інвентаризації.

Окремі особливості заповнення інвентаризаційної відомості (опису) зазначено в пунктах 14 і 15 постанови № 158. По-перше, в інвентаризаційному описі найменування цінностей та їх кількість надається із зазначенням номенклатурного номера та в одиницях виміру, прийнятих в обліку (штуках, метрах, кілограмах тощо). По-друге, на кожній сторінці інвентаризаційного опису зазначається прописом число порядкових номерів цінностей та загальна кількість у натуральних вимірах усіх цінностей, що записані на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) їх відображено. По-третє, матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформлюються не менш як у двох примірниках (для майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), або майна державних підприємств, яке передається в оренду).

За даними бухобліку в описі, акті проставляють облікову кількість і вартість об'єктів. До речі, при проведенні інвентаризації комісія спочатку заносить до опису, акта фактичну кількість цінностей і тільки потім разом з бухгалтерією облікову, а не навпаки.

Далі комісія разом з бухгалтерією підприємства:

• відхилення за основними засобами записують до форми № інв-18, за товарно-матеріальними цінностями до форми № інв-19. Останні складаються бухгалтером і підписуються матеріально-відповідальною особою;

• за виявленими фактами відхилень фактичних даних від облікових отримують письмові пояснення матеріально-відповідальних осіб;

• розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку.

Насамкінець відбувається засідання інвентаризаційної комісії, результати якого оформляються протоколом. У протоколі слід відобразити всі суттєві аспекти проведеної інвентаризації. Наприклад, у протоколі зазначають стан складського господарства, результати інвентаризації і висновки щодо них, пропозиції про залік нестач та надлишків за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормативних нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам тощо. До протоколу додають усі інвентаризаційні документи.

Якщо на підприємстві окрім робочих комісій діють постійні комісії, то протокол робочої комісії разом з доданими документами передається на розгляд постійної комісії. У свою чергу, постійні комісії розглядають протокол робочої комісії з доданими інвентаризаційними документами. Засідання постійних комісій також документується протоколом, разом з яким надаються всі інвентаризаційні документи, складені робочою комісією.

Протоколи постійних комісій передаються керівнику підприємства, який у 5-денний термін повинен їх розглянути та затвердити (пп. «в» пп. 11.12 п. 11 інструкції № 69).

Якщо на підприємстві діє однорівнева система комісій (лише постійні комісії, які одночасно виконують функції робочих), протоколи таких комісій (див. приклад) з доданими інвентаризаційними документами відразу передаються керівнику підприємства.

Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року (пп. «г» пп. 11.12 п. 11 інструкції № 69).

Згідно з п. 12 Інструкції № 69 у примітках до фінансової звітності відображаються відомості про результати проведених у звітному році інвентаризацій за формою, наведеною у додатку № 3 до цієї Інструкції.

У додатку № 3 у розрізі видів майна (основні засоби, товари тощо) наводиться зведена інформація за виявленими інвентаризаційними різницями (нестачами, надлишками) та прийнятими щодо них рішеннями (скільки зараховано за пересортицею, скільки списано в межах норм убутку, віднесено на винних осіб чи на результати діяльності).

Регулювання інвентаризаційних різниць і їх відображення в бухгалтерському та податковому обліку

Розходження фактичної наявності виявлених інвентаризацією цінностей з обліковими даними називається інвентаризаційними різницями. А приведення облікових даних у відповідність із фактичними даними називається регулюванням інвентаризаційних різниць. Розглянемо окремі види інвентаризаційних різниць.

Надлишки

Якщо інвентаризацією виявлено цінності, які раніше не обліковувалися, матимемо так званий надлишок. Надлишок підлягає оприбуткуванню за дебетом рахунку відповідних цінностей (наприклад, якщо виявлено надлишки інших матеріалів – рахунок 209) і кредитом субрахунку 719.

За якою вартістю? Наприклад, за аналогією з безоплатно отриманими активами (основними засобами, запасами тощо) – це може бути справедлива вартість (п. 10 ПБО 7, п. 12 ПБО 9).

У податковому обліку оприбуткована сума надлишків, встановлених при інвентаризації, підлягає включенню до складу доходів, що враховуються при визначенні оподатковуваного прибутку згідно з пп. 135.5.14 п. 135.5 ст. 135 Податкового кодексу (інші доходи платника податку за звітний податковий період), якщо підприємство є платником податку на прибуток.

Надалі при використанні цих цінностей у господарській діяльності їх вартість може відноситися до складу податкових витрат (за оприбуткованими основними засобами у розмірі амортизації).

Нестачі

Якщо виявлених цінностей буде менше, ніж перебуває в обліку, матимемо нестачу. Вибуття майна внаслідок нестачі відображається списанням з балансу згідно з Інструкцією № 291. Водночас вартість нестачі (за винятком нестачі в межах норм природного убутку) повинна бути стягнена з винних осіб у разі їх встановлення.

Згідно з п. 11.12 інструкції № 69 вартість нестачі для стягнення з винних визначається відповідно до Закону про визначення розміру збитків (якщо виявлено нестачу дорогоцінних металів, каміння тощо) та постанови № 116 (якщо виявлено нестачу інших цінностей). Переважно визначена за цими нормативними документами сума збитку більша за фактичний збиток підприємства. Тому стягнена з винної особи сума збитку йде на погашення фактичного збитку підприємства, а перевищення над цією сумою перераховується до бюджету. Щодо особливостей застосування норм постанови № 116 (застосування Закону про визначення розміру збитків аналогічне), то у «Віснику» вже виходила стаття2, в якій детально описано особливості відображення нестач у бухгалтерському і податковому обліку.

Якщо нестачу виявлено за підакцизними товарами, потрібно нараховувати акцизний податок.