Інвентаризація на підприємстві. Частина 1

Кожне підприємство, установа щонайменше раз на рік перед складанням фінансової звітності повинно провестиінвентаризацію власних активів і зобов'язань. Оскільки ця тема завжди є актуальною, у зазначеній статті розглянемо основні суттєві аспекти проведення інвентаризації небюджетних організацій. А щодо бюджетних установ, то основним документом, яким слід керуватися при інвентаризації у цьому випадку, є Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30 жовтня 1998 р. N 90 (Інструкція № 90). У ній розглядаються особливості інвентаризації бюджетних установ і наводяться форми інвентаризаційних документів.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації

Пунктом 1 ст. 10 Закону про бухоблік встановлено, що підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань для перевірки їх наявності, стану і оцінки. Інвентаризація дає змогу забезпечити достовірність даних бухобліку та фінансової звітності.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно із законодавством (п. 2 ст. 10 Закону про бухоблік).

Відповідно до п. 2  Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. N 69 (далі - інструкція № 69), власник (або керівник) підприємства повинен створити необхідні умови для її проведення та визначити об'єкти, кількість та строки інвентаризації, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим.

Під об'єктами розуміють види активів і зобов'язань. Фактично інвентаризують активи і зобов'язання з систематизацією в розрізі рахунків бухгалтерського обліку підприємства, наприклад грошові кошти (рахунки 30, 31), незавершене виробництво (рахунок 23), основні засоби (рахунок 10), заборгованість підприємства перед бюджетом (рахунок 64) тощо. Все це – окремі види активів і зобов'язань, які і є об'єктами інвентаризації.

При обов'язковій інвентаризації перевіряють також активи, що не належать підприємству, та облік яких ведеться на позабалансових рахунках (п. 5 інструкції № 69).

Базові обов'язкові випадки проведення інвентаризації (окрім деяких винятків, про які йтиметься далі) наведено нижче в табл. 1. Основний з них – обов'язкова інвентаризація перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилася не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних фондів може проводитись один раз на три роки, а бібліотечних фондів – за рішенням керівника підприємства один раз на п'ять років або щороку з охопленням інвентаризацією не менше ніж 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов'язковим завершенням розпочатої інвентаризації цього майна в структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом тридцяти днів (п. 2 табл. 1).

Проте окремими нормативними документами, переважно рекомендаційного характеру, пропонується проводити інвентаризацію окремих видів активів частіше.

Наприклад, п. 1.4 Методичних рекомендацій № 37 встановлено рекомендовані терміни проведення інвентаризації на підприємствах агропромислового комплексу. Якщо взяти до уваги той факт, що ці Методичні рекомендації враховують галузеву сільськогосподарську специфіку, то саме ними слід користуватися сільськогосподарським підприємствам при встановленні строків проведення інвентаризації. Проте такі строки не є обов'язковими, а лише рекомендованими. Обов'язкові передбачено Інструкцією № 69.

Є окремий специфічний об'єкт обліку, обов'язкова інвентаризація якого здійснюється частіше, аніж передбачено Інструкцією № 69. Згідно з пп. 5.15 п. 5 Інструкції № 84 інвентаризація дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і виробів з них, а також дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, здійснюється два рази на рік: станом на 1 січня і 1 липня. Така інвентаризація проводиться на місці їх зберігання і безпосередньо на виробництві.

Інвентаризація дорогоцінних металів, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах, здійснюється одночасно з інвентаризацією цих матеріальних цінностей у строки, встановлені для їх інвентаризації відповідно до інструкції № 69.

Таблиця 1

Обов'язкові випадки проведення інвентаризації згідно з пунктами 3 та 4 інструкції № 69¹ 

Крім того, в п. 4 Інструкції № 69 зазначено, що при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язково у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).

Таким чином, наведено ще один з випадків обов'язкової інвентаризації.

Щодо обов'язкової інвентаризації слід також зазначити, що згідно з пп. 20.1.5 п. 20.1 ст. 20 Податкового кодексу органи ДПС України мають право вимагати від платників податків, що перевіряються в ході перевірок, проведення інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, у тому числі зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки.

Таким чином, підприємство зобов'язане провести інвентаризацію на вимогу органів ДПС України. Як зазначається у листі № 6322/5/23-4016, інвентаризація повинна бути проведена в межах строків проведення податкової перевірки.

У разі відмови від проведення інвентаризації може бути застосовано адміністративний арешт активів підприємства.

Види інвентаризації

Повна або часткова

Залежно від охоплення об'єктів інвентаризації бувають повні або часткові.

При повній інвентаризації передбачається суцільна перевірка всіх активів і зобов'язань підприємства.

Часткова інвентаризація охоплює окремі види об'єктів, наприклад лише запаси чи кошти. залежно від ситуації проводять одну з двох інвентаризацій.

Зокрема, перед складанням річної фінансової звітності слід проводити повну інвентаризацію. Хоча здійснюватися вона може поетапно. Кожен із цих етапів буде частковою інвентаризацією, однак у підсумку вони становитимуть повну. При зміні матеріально відповідальної особи проводять часткову інвентаризацію тих об'єктів, які були в підзвіті цієї особи.

Планова або позапланова (раптова)

Планову інвентаризацію проводять у заздалегідь встановлені терміни згідно із затвердженим керівництвом (засновниками) планом. Причому матеріально відповідальні особи, підзвітні цінності яких інвентаризуються, попередньо повідомляються про її проведення.

Позапланову (раптову) інвентаризацію проводять без повідомлення матеріально відповідальних осіб, несподівано для них, з метою перевірки наявності конкретних цінностей. Раптову інвентаризацію можуть проводити за приписами слідчих органів, за вимогами ревізорів або перевіряючих органів. Переважно раптові інвентаризації проводять у касах, на складах або в інших місцях зберігання цінностей підприємств.

Вибіркові чи суцільні

При суцільній інвентаризації перевіряють всі об'єкти відповідного виду. Наприклад, при перевірці складу перевіряють всі цінності, які там зберігаються. Більшість інвентаризацій – суцільні.

Відповідно, при проведенні вибіркових інвентаризацій перевіряють тільки окремі цінності. Зокрема, у разі відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або при одержанні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлено зазначені претензії (п. 6 Інструкції № 69).

Вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в міжінвентаризаційний період проводять також постійно діючі інвентаризаційні комісії (пп. 11.3 п. 11 Інструкції № 69).

Організація проведення інвентаризації

Особливості організації проведення інвентаризації встановлено у п. 11 Інструкції № 69. Розглянемо їх послідовно.

Створення постійно діючої інвентаризаційної комісії

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємстві розпорядчим документом керівника підприємства (приклад складання наведено нижче) створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

Оскільки комісія є постійно діючою, то і створюватися вона повинна на певний строк (наприклад на рік, два чи безстроково) до моменту звільнення чи іншого вибуття з підприємства когось із членів комісії.

Основні завдання постійно діючої інвентаризаційної комісії

Основним завданням постійно діючої інвентаризаційної комісії є проведення інвентаризації безпосередньо на підприємстві (якщо не створено робочі інвентаризаційні комісії). Зауважимо, що робочі комісії або робочі інвентаризаційні групи не створюються, якщо на підприємстві малий обсяг проведення інвентаризаційних робіт.

Окрім того, основні завдання постійно діючої інвентаризаційної комісії наведено в пп. 11.3 п. 11 Інструкції № 69, зокрема вони:

• проводять профілактичну роботу із забезпечення збереження цінностей, заслуховують на засіданнях керівників структурних підрозділів щодо цього питання;

• організовують проведення інвентаризацій і здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

• проводять контрольні перевірки правильності здійснення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки у міжінвентаризаційний період. Основним завданням перевірок і вибіркових інвентаризацій у міжінвентаризаційний період є здійснення контролю за збереженням цінностей, дотриманням матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;

• перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць, обгрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх збереження;

• проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації при встановленні серйозних порушень правил інвентаризації та в інших випадках;

• розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей або інші порушення, і свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці відображають у протоколі. У протоколі зазначають відомості про причини і осіб, винних у нестачах, втратах і надлишках, та про вжиті до них заходи.

Основні завдання робочих інвентаризаційних комісій

На підставі пп. 11.2 п. 11 інструкції № 69 якщо на підприємстві значний обсяг інвентаризаційної роботи, яка не може бути забезпечена постійно діючою інвентаризаційною комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва (проведення інвентаризації на складах, дільницях, цехах) розпорядчим документом (наказом) керівника підприємства створюються робочі комісії. Склад робочих комісій може затверджуватися як окремим наказом, так і тим самим наказом, яким визначається проведення відповідної інвентаризації.

Наприклад, керівником підприємства може бути видано наказ про проведення обов'язкової інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності. Цим самим наказом може бути затверджено і склад робочих комісій. Форма наказу про призначення робочих комісій подібна до вищенаведеної для постійної комісії.

Згідно з пп. 11.2 п. 11 Інструкції № 69 робочі комісії створюються у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, обізнаних з технологією та організацією виробництва, цінами, номенклатурою та веденням первинного обліку на підприємстві. Робочі комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Представником керівника можуть бути працівники апарату управління підприємства (заступник директора, директор з виробництва, керівник відділу тощо). Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії з тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того самого працівника два роки підряд.

Основні завдання робочої комісії визначено пп. 11.4 п. 11 Інструкції № 69:

• здійснення інвентаризації майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;

• участь разом з бухгалтерією підприємства у визначенні результатів інвентаризації і розробці пропозицій щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку;

• внесення пропозицій з питань упорядкування приймання, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх зберіганням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

• відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, коштів і документів, цінних паперів і заборгованості в розрахунках;

• оформлення протоколу із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про залік нестач та надлишків за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормативних нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

Робочі комісії складають також інвентаризаційні описи активів і зобов'язань.

Призначення інвентаризації

Призначає проведення інвентаризації керівник чи власники підприємства своїм наказом (наприклад протоколом, на підставі якого може видаватися наказ керівника).

У наказі зазначаються вид інвентаризації (повна, планова, суцільна, вибіркова, обов'язкова перед складанням річної звітності), її об'єкти (що саме слід перевіряти), кількість і строки проведення, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим (п. 2 Інструкції № 69).

Основні етапи проведення інвентаризації

Призначені постійні (робочі) комісії проводять інвентаризацію, складають відповідні описи, протокол. Протокол, описи та інші інвентаризаційні документи надаються на розгляд таким комісіям. Останні також складають свій протокол.

Усі інвентаризаційні документи надаються на розгляд керівника підприємства, який їх затверджує. затверджені документи передаються до бухгалтерії для відображення в обліку наслідків інвентаризації.

Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року (пп. «г» пп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69).

Згідно з постановою № 158 існують певні специфічні особливості інвентаризації майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання):

• інвентаризація проводиться за рішенням державних органів приватизації (під час корпоратизації – органів, уповноважених управляти державним майном) чи орендодавців;

• інвентаризація проводиться на останнє число місяця, на яке здійснюється оцінка майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), чи майно яких передається в оренду (повертається з оренди);

• за загальним правилом інвентаризацію слід провести за 15 календарних днів;

• узагальнення результатів інвентаризації, підготовка пропозицій і висновків інвентаризаційної комісії щодо врегулювання встановлених різниць проводиться у 5-денний термін після подання всіх інвентаризаційних описів (актів);

• матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформляються не менш як у двох примірниках, один з яких подається державному органу приватизації (під час корпоратизації – органу, уповноваженому управляти державним майном) або орендодавцю, а другий залишається на підприємстві або організації і є підставою для відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку.

Основні завдання інвентаризації

Основні завдання інвентаризації наведено в п. 7 Інструкції № 69, зокрема:

• виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

• установлення надлишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

• виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;

• перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

• перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, забезпечень та резервів наступних витрат і платежів.

Аналогічні завдання інвентаризації встановлено п. 4 постанови № 158, вимоги якої згідно з пп. 11.3 п. 11 Інструкції № 69 поширюються на всі випадки проведення інвентаризації: головною метою інвентаризації є визначення не тільки фактичної наявності майна, а й його стану (зношене чи незношене, придатне або непридатне) з даними бухгалтерського обліку, врегулювання інвентаризаційних різниць та відображення результатів інвентаризації у передаточному балансі.

Під час інвентаризації не тільки перевіряється фактична наявність майна та його відповідність обліковим даним, а й проводиться контроль за збереженням, дотриманням відповідальними особами правил збереження майна і ведення первинного обліку.

Відповідальність

Згідно з п. 2 інструкції № 69 відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник підприємства.

Крім того, відповідно до пп. 11.4 п. 11 Інструкції № 69 робочі інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій за наказом керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках.

Адміністративна

Адміністративна відповідальність згідно зі ст. 1642 КпАП настає за ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій коштів і матеріальних цінностей, що тягне за собою накладення штрафу на винних осіб від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (136 – 255 грн.). За ті самі дії, вчинені особою повторно протягом року, розмір адміністративних стягнень становитиме від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 – 340 грн.).

Справи про зазначені адміністративні порушення розглядаються органами державної контрольно-ревізійної служби, які й приймають рішення про притягнення винних осіб до адміністративної відповідальності.

Дисциплінарна

Згідно зі ст. 147 КЗпП до винного працівника за порушення трудової дисципліни можуть застосовуватися такі заходи дисциплінарного стягнення:

• догана;

• звільнення.

Наприклад, керівник підприємства зобов'язаний організувати проведення інвентаризації щонайменше раз на рік. Якщо він цього не зробить, то фактично порушить трудову дисципліну (покладені на нього обов'язки внаслідок виконання ним трудової функції керівника). Отже, засновники підприємства, які укладали з керівником трудовий договір, можуть застосувати до керівника один з наведених вище заходів стягнення.

Те саме стосується членів інвентаризаційних комісій. Заходи стягнення стосовно них може застосувати керівник підприємства, який приймав їх на роботу.

Податкові перевірки

Відповідно до пп. 20.1.5 п. 20.1 ст. 20 Податкового кодексу якщо підприємство відмовиться проводити інвентаризацію на вимогу податкового органу під час податкової перевірки, застосовуються заходи з адміністративного арешту активів.