Реєстр виданих та отриманих податкових накладних: форма Реєстру та особливості його ведення

Із січня цього року платники ПДВ мають вести Реєстр виданих та отриманих податкових накладних (за текстом – Реєстр) за формою та в порядку, які затверджено наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. №  1002 (за текстом – наказ № 1002), а відповідно до п. 201.15 ст. 201 Податкового кодексу щомісяця в терміни, передбачені для податкової звітності (календарний місяць), подавати до органу ДПС копії записів у реєстрах за такий період в електронному вигляді.

Наказ № 1002 набрав чинності з 10.01.2011 р.

Форма Реєстру складається з інформаційних службових полів, розділу I «Видані податкові накладні» та розділу II «Отримані податкові накладні».

Платником податку при поданні копії Реєстру до декларації з ПДВ проставляється позначка (х) у рядку 011 «Звітної».

У випадку якщо платником ПДВ до закінчення граничного строку подання декларації за такий самий звітний період подається нова звітна декларація, платник до такої нової звітної декларації повинен подати копії записів у Реєстрі та поставити позначку (х) у рядку 012 «Звітної нової».

Обов'язковим є заповнення рядка 013 «Номер порції реєстру», в якому вказується числове значення від 01 до 99. Згідно з електронним форматом (відповідно до стандарту), затвердженим ДПС України, реєстри, що містять значну кількість записів, рекомендується подавати порціями – не більше 20 тисяч записів.

Оскільки Податковим кодексом передбачено ведення окремого обліку:

• сільськогосподарськими підприємствами, які обрали спеціальний режим оподаткування діяльності у сфері сільського та лісового господарства, а також рибальства (ст. 209 цього Кодексу);

• сільськогосподарськими підприємствами, що відповідають критеріям, визначеним для спеціального режиму, але які не обрали спеціальний режим оподаткування діяльності у сфері сільського, лісового господарства та рибальства і реалізують молоко, худобу, птицю, вовну власного виробництва, а також молочні продукти, молочну сировину та м'ясопродукти, вироблені у власних переробних цехах (п. 209.18 ст. 209 цього Кодексу);

• переробними підприємствами усіх форм власності за реалізовані ними молоко, молочну сировину та молочні продукти, м'ясо та м'ясопродукти, іншу продукцію переробки тварин, закуплених у живій вазі (шкури, субпродукти, м'ясо-кісткове борошно) (п. 1 підрозділу 2 розділу XX Податкового кодексу), –

такі платники складають окремі декларації з ПДВ за визначеними видами діяльності. Відповідно такі платники подають окремі реєстри до кожної форми податкової декларації з ПДВ.

При цьому позначка (х) проставляється у рядку службового поля, яке відповідає формі декларації (рядки 021 – 024).

Звітний (податковий) період (місяць чи квартал), за який подається Реєстр, зазначається у службовому полі 03 «Звітний (податковий) період».

Оскільки платники, що обрали звітний податковий період – квартал, подають податкову декларацію з ПДВ щокварталу, а Реєстр – щомісяця, при поданні таких реєстрів рядок 01 «Подається до декларації з ПДВ» у них не заповнюється, а в рядку 03 «Звітний (податковий) період» зазначається відповідній звітній період – квартал.

У службовому полі 04 «Платник» зазначається найменування – для юридичної особи та постійного представництва; прізвище, ім'я, по батькові – для фізичної особи – підприємця; найменування, дата та номер договору – для спільної діяльності; найменування, дата та номер договору – для особи – управителя майном; найменування, дата та номер угоди про розподіл продукції – для інвестора (його постійного представництва).

Із січня цього року Порядком № 1002 передбачено можливість делегування платником податку філії або структурному підрозділу права ведення частини Реєстру в межах діяльності такої філії (структурного підрозділу). Для цього платник податку повинен кожній філії та структурному підрозділу присвоїти окремий числовий код, про що письмово поінформувати орган ДПС за місцем його реєстрації як платника ПДВ.

У разі ведення частини Реєстру філіями та структурними підрозділами платника у службовому полі 04 «Платник» зазначається найменування платника і через дріб – найменування та числовий код, установлений для цих філій та інших структурних підрозділів.

Під час виконання договорів про спільну діяльність, договорів управління майном та угод про розподіл продукції Реєстр ведеться особою, яка веде облік результатів такої діяльності.

Крім того, Порядком № 1002 передбачено, що Реєстр ведеться в електронному вигляді у форматі, затвердженому центральним органом податкової служби, та за власним бажанням платника – у паперовому вигляді.

Реєстри можуть подаватися:

• за допомогою телекомунікаційних мереж загального користування з використанням надійних засобів електронного цифрового підпису (за умови отримання їх у визначеному законодавством України порядку) у форматі, затвердженому центральним органом податкової служби;

• на електронних носіях.

Особливої уваги вимагає заповнення розділу I Реєстру, в якому окремо обліковуються операції з постачання товарів/послуг, що оподатковуються ПДВ за основною ставкою (20 %) чи нульовою, звільнених від оподаткування та тих, що не є об'єктом оподаткування.

У розділі I Реєстру відображаються також податкові накладні, виписані у випадках, визначених п. 8 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 01.11.2011 р. № 1379 (за текстом – Порядок № 1379), розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), вантажні митні декларації (ВМД).

У графі 1 записується порядковий номер податкової накладної (який відповідає порядковому номеру запису в Реєстрі), розрахунку коригування.

Оскільки Порядок № 1002 не містить окремих вимог щодо нумерації виписаних податкових накладних, платником ведеться або наскрізна нумерація протягом року, або щомісячна нумерація з першого номера.

У графі 3 зазначається порядковий номер податкової накладної, що відповідає номеру з графи 1, номер розрахунку коригування.

Звертаємо увагу на те, що для податкових накладних/розрахунків коригування філій (структурних підрозділів) та/або складених за видами діяльності, що передбачають спеціальний режим оподаткування, порядковий номер (графа 3 Реєстру) відповідає порядковому номеру такої податкової накладної та після номера з графи 1 через дріб вказується код спеціального режиму та/або числовий код філії згідно з п. 3 Порядку № 1379 (порядковий номер податкових накладних та інших документів, що зазначаються у Реєстрі, складається з чисел, без додавання символьних позначок).

У разі якщо платником податку делеговано філіям або структурним підрозділам право ведення частини реєстрів, дані таких частин реєстрів є складовими частинами Реєстру платника податку, який має бути складено як єдиний документ за результатами діяльності за відповідний звітний період з урахуванням показників реєстрів структурних підрозділів.

Отже, до складу Реєстру такого платника входить Реєстр, в якому відображено діяльність головного підприємства та частини реєстрів філій або структурних підрозділів. При цьому нумерація записів Реєстру має відповідати нумерації частин реєстрів (у графі 3 зазначається порядковий номер податкової накладної, що відповідає номеру з графи 1), тобто нумерація Реєстру платника не буде наскрізною.

Якщо платником податку до органу податкової служби подано Реєстр, заповнений з порушенням порядку його ведення, це призведе до накладення на платника податку адміністративного штрафу, визначеного ст. 163¹ КпАП, у розмірі від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а при повторному порушенні протягом року – у розмірі від десяти до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

У разі якщо платником здійснюються експортні операції, у графі 3 проставляються останні шість знаків порядкового номера ВМД.

У графі 4 зазначається вид документа (ПН – податкова накладна, РК – розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), ВМД – вантажна митна декларація, БО – документ бухгалтерського обліку).

У разі виписки податкової накладної по окремих операціях, визначених у п. 8 Порядку № 1379, до виду документа додається код операції.

Наприклад, у разі якщо звичайна ціна перевищує фактичну, продавець виписує дві податкові накладні: одну – на суму виходячи з фактичної ціни постачання, другу – на суму перевищення звичайної ціни над фактичною. У податковій накладній, виписаній на суму перевищення звичайної ціни над фактичною, робиться позначка відповідно до п. 8 Порядку заповнення податкової накладної (01 – Виписана на суму перевищення звичайної ціни над фактичною). При цьому у графі 4 розділу I Реєстру зазначається «ПН01».

Якщо платник ПДВ при поданні уточнюючого розрахунку за відповідний період відображає у ньому отримані та/або видані податкові накладні (інші розрахункові документи), які не включено ним до складу його податкового кредиту та/або зобов'язань та відповідно не відображено в Реєстрі (в періоді їх виписки), то такі податкові накладні (інші розрахункові документи) підлягають відображенню за відповідним розділом Реєстру у рядку «З них включено до уточнюючих розрахунків за звітний період» з відповідним заповненням граф. Кількість записів за цим рядком дорівнюватиме кількості податкових накладних (інших розрахункових документів), включених до уточнюючих розрахунків за звітний період. При цьому у графі «вид документа» Реєстру податкові накладні (інші розрахункові документи) зазначаються з додатковою літерою «У» (наприклад, ПНУ – податкова накладна, яку включено до уточнюючих розрахунків).

У графі 6 вказується індивідуальний податковий номер покупця – платника ПДВ.

У разі здійснення операцій, визначених п. 8 Порядку № 1379, проставляється «0».

У графах 7 – 12 відображається інформація щодо постачання товарів/ послуг.

У разі здійснення записів на підставі розрахунку коригування кількісних і вартісних показників (додаток 2 до податкової накладної) такі записи здійснюються з відповідним знаком («+» чи «–»).

Розділ II Реєстру також має особливості. У ньому обліковуються операції з придбання товарів/послуг з метою використання у господарській діяльності платника для здійснення операцій, що оподатковуються ПДВ за основною ставкою (20 %) чи нульовою, звільнених від оподаткування та таких, що не є об'єктом оподаткування, а також тих, які не призначаються для використання у господарській діяльності цього платника податку або призначаються для постачання послуг за межами митної території України чи послуг, місце постачання яких визначається за межами митної території України.

У розділі II Реєстру відображаються отримані податкові накладні, розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), ВМД, а також інші документи, на підставі яких здійснюється облік операцій з придбання товарів/послуг (пункти 201.10 та 201.11 ст. 201 Податкового кодексу).

Відповідно до п. 201.10 ст. 201 цього Кодексу при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг платник податку – продавець товарів/послуг зобов'язаний надати покупцю податкову накладну після реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Така реєстрація податкових накладних та/або розрахунків коригування до податкових накладних у Єдиному реєстрі податкових накладних здійснюється не пізніше 20 календарних днів, наступних за датою їх виписки.

Отже, дата виписки податкової накладної та дата внесення її до Єдиного реєстру податкових накладних можуть бути в різних звітних (податкових) періодах. Враховуючи вищезазначене, Податковим кодексом надано можливість платнику податку – покупцю включати до податкового кредиту звітного (податкового) періоду податкову накладну та/або розрахунок коригування до податкової накладної, виписані платником податку – продавцем у такому звітному (податковому) періоді та внесені до Єдиного реєстру податкових накладних у наступному звітному (податковому) періоді, але не пізніше граничного строку для подання податкової звітності за такий звітний (податковий) період.

При цьому покупець реєструє отриману податкову накладну у розділі II Реєстру в загальному порядку, а у разі порушення продавцем порядку її реєстрації в Єдиному реєстрі покупець таких товарів/послуг має право сформувати податковий кредит лише за умови подання до податкової декларації за звітний податковий період заяви із скаргою на такого постачальника (додаток 8 до декларації з ПДВ, додатки 5 до декларацій з ПДВ (спеціальної або скороченої), додаток 4 до декларації з ПДВ (переробного підприємства)). До заяви додаються копії товарних чеків або інших розрахункових документів, що засвідчують факт сплати податку у зв'язку з придбанням таких товарів/послуг, або копії первинних документів, складених відповідно до Закону про бухоблік, що підтверджують факт отримання таких товарів/послуг.

У графі 1 проставляється номер запису податкової накладної, розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), інших подібних документів, указаних у пунктах 201.10 та 201.11 ст. 201 Податкового кодексу, та документа, що засвідчує факт придбання товарів, ВМД. Цей номер запису переноситься на зазначений документ.

Нумерація записів отриманих податкових накладних, розрахунків коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної) та відповідних документів бухгалтерського обліку ведеться аналогічно нумерації записів виданих податкових накладних.

У графі 4 зазначаються виключно числові значення з урахуванням такого:

• податкові накладні/розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), складені філіями (структурними підрозділами) та/або за видами діяльності, що передбачають спеціальний режим оподаткування, мають порядковий номер з урахуванням, відповідно, числового коду філії, вказаного через дріб, та/або коду спеціального режиму;

• для вантажних митних декларацій за операціями з імпорту товарів проставляються останні шість знаків порядкового номера ВМД.

У графі 5 зазначається вид документа: ПН – податкова накладна, РК – розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної), ВМД – вантажна митна декларація, ЧК – касовий чек, ТК – транспортний квиток, ГР – готельний рахунок, ПЗ – рахунок за послуги зв'язку, ПО – послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, ЗП – заява платника, яка відповідно до п. 201.10 ст. 201 Податкового кодексу включається до складу податкового кредиту, НП – документ, що засвідчує придбання товарів/послуг на митній території України в осіб, не зареєстрованих платниками ПДВ. Якщо дані таких документів включаються до уточнюючих розрахунків за звітний період, до виду документа додається літера «У».

У разі придбання товарів за межами митної території України та отримання послуг від нерезидента на митній території України у графі 6 зазначається країна нерезидента та найменування (прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) – для фізичної особи) нерезидента.

У графі 7 вказується індивідуальний податковий номер постачальника – платника ПДВ. Як виняток, у цій графі відображається умовний ІПН у таких випадках:

• «200000000000» – якщо товари/послуги, придбані у нерезидента, не призначаються для використання у господарській діяльності або придбані з метою їх використання для постачання послуг за межами митної території України або послуг, місце постачання яких визначається відповідно до п. 186.3 ст. 186 Податкового кодексу;

• «300000000000» – якщо товари/послуги придбано у нерезидента;

• «400000000000» – якщо товари/послуги придбано у особи, не зареєстрованої як платник податку.

У графі 8 зазначається загальна сума, включаючи ПДВ.

У графах 9, 11, 13 та 15 зазначається вартість товарів/послуг та основних фондів без ПДВ.

У разі здійснення записів на підставі розрахунку коригування до податкової накладної (додаток 2 до податкової накладної) такі записи здійснюються з відповідним знаком («+» чи «–»).

У графах 10, 12, 14 та 16 вказується сплачена (нарахована) сума ПДВ за товарами/послугами та основними фондами, визначена виходячи з їх вартості, зазначеної у графах 9, 11, 13 та 15 відповідно.

У разі придбання у платника ПДВ товарів/послуг та основних фондів, звільнених від оподаткування, та тих, що не є об'єктом оподаткування, а також придбання в особи, не зареєстрованої платником ПДВ, у графах 10, 12, 14 та 16 проставляється позначка «0» (нуль).

Сума ПДВ, зазначена у графах 12, 14 та 16, до податкового кредиту не включається.

У разі здійснення записів на підставі розрахунку коригування кількісних і вартісних показників (додаток 2 до податкової накладної) такі записи здійснюються з відповідним знаком («+» чи «–»).

Крім того, Порядком № 1002 визначено, що якщо платником проводиться розподіл сум податкового кредиту згідно з п. 199.1 ст. 199 та/або абзацом другим пп. «а» пп. 209.15.1 п. 209.15 ст. 209 Податкового кодексу, в останній день відповідного звітного (податкового) періоду робиться запис щодо коригування записів податкових накладних, відповідно до яких придбавались такі товари/послуги. При цьому у графі 5 до виду документа додається літера «Р».

Облік операцій з постачання товарів/послуг, які не є об'єктом оподаткування, включаючи ті, по яких ПДВ не справляється (послуги, що постачаються за межами митної території України або місце постачання яких визначається за межами митної території України), ведеться на підставі документів бухгалтерського обліку.

Платники податку щомісяця визначають підсумки щоденно зареєстрованих операцій за звітний (податковий) період та окремо визначають підсумки для уточнюючих розрахунків (рядки «Усього за звітний (податковий) період» та «З них включено до уточнюючих розрахунків за звітний (податковий) період» розділів I та II Реєстру).

Отже, платники ПДВ щомісяця подають в електронному вигляді до органу ДПС копії записів у Реєстрі.

Реєстр подається незалежно від того, чи проводив господарську діяльність платник ПДВ протягом звітного (податкового) періоду.

Щодо виправлень помилок у Реєстрі, то вони здійснюються методом «сторно» за правилами, передбаченими для бухгалтерського обліку, у момент виявлення таких помилок.

При цьому метод «сторно» здійснюється аналогічно методу, яким виправляються помилки у регістрах бухгалтерського обліку, а саме шляхом зворотного запису на величину помилки в тому звітному періоді, у якому її виявлено.

У разі подання платником ПДВ протягом звітного періоду уточнюючих розрахунків реєстри до таких уточнюючих розрахунків не подаються.